main top

Online kommunikáció más szemmel: mit árulnak el rólad a leveleid?

2015. február 23. hétfő 23:57

Elég sokat írunk az online kommunikáció különböző elemeiről (hírlevél, értékesítési szöveg, blog…), azonban van egy olyan módszer, amiről ritkán esik külön szó. Ez pedig a levelezés.
Nem, most nem a hírlevélről beszélünk. Hanem a rendes, mezei e-mailekről, melyekből minden nap akár több tucatot megírsz, majd a saját levelezőrendszeredből küldöd ki az ügyfelednek vagy munkatársadnak.

Belegondoltál már, hogy minden egyes leveled online kommunikáció?

És mint ilyen, minősít téged. Szimpátiát épít vagy rombol.
Szakértői státuszodat az egekbe emeli, vagy a mélybe rántja.
Mikor volt utoljára, hogy ránéztél a leveleid külalakjára vagy tartalmára?

A céges levelezésben megkülönböztetünk külső és belső online kommunikációt. Külső az, amit az ügyfeleid, partnereid felé végzel, és belső levelezés az, amit a saját házad táján, a munkatársaiddal folytatsz. Bizony, nemcsak a külső levelezés számít: ugyanolyan fontos, hogyan kommunikálsz befelé!

Nézzük most először a kifelé történő online kommunikációt. Te hogyan kommunikálsz partnereiddel? Rutinos levelező vagy, vagy alig lehet téged odakényszeríteni a billentyűzethez?
Bármelyik csoportba tartozol, itt van néhány jó tanács.

1. Minél hamarabb válaszolj

Úgy értem, azonnal. Amint elolvasod a levelet. Akkor van lelkesedésed, akkor vagy ott fejben, tehát magadnak is segítesz ezzel. Az online kommunikációban a gyorsaság kulcsfontosságú, hiszen a levélíró az e-mail elküldése után még kb. 2 percig gondol Rád, majd úgyis máson fog járni az esze. Ne sajnáld az energiát! Válaszolj rögvest, különben lehet, hogy futni hagyod.

2. Szólítsd az illetőt a nevén

És ne csak a megszólításkor! A levél szövegében is. Zárd le úgy, hogy „Megfelel így, Anna?” Kezdj egy javaslatot úgy, hogy „Károly, neked azt tanácsolom, hogy…” Nem is hinnéd, mennyit számít az online kommunikációban egy kis személyesség.
És persze, mindenképp győződj meg róla, hogy a megfelelő nevet használod! Nem minden Kata egyben Katalin, és ha Antal Gergelytől kapsz levelet, menj biztosra, hogy a „Kedves Antal” vagy a „Kedves Gergely” a helyes megszólítás…
Banálisnak tűnik, de tapasztalatból mondjuk, hogy tényleg sokan elrontják.

3. Inkább javasolj, mint kérdezz

Ha nincs elég információd, először Te gondold tovább a problémát. Az „A vagy B csomagot szeretné?” helyett mennyivel vonzóbb az, hogy „Kedves N, Önnek az A csomagot ajánljuk, mert…” Ne várj pontosításra, ne várj utasításra, finoman és segítőkészen tedd meg az első lépést. Hidd el, ügyfeled hálás lesz érte.

DE! A belső online kommunikáció is épp olyan fontos…

Bizony-bizony, nemcsak az ügyfelek irányába mutatott online kommunikáción múlik a sikered. Befelé is figyelj! Mi nem vagyunk szervezetfejlesztő cég, de szinte mindent e-mailben beszélünk meg, így adnánk néhány jó tanácsot.

Légy kulturált, és ne csak azért, hogy munkatársad kékvérűnek tartson, hanem azért is, hogy akarjon veled dolgozni. Borzasztóan hat, ha minden alkalmazottad tudja rólad, hogy az ügyfelek felé mézesmázos az online kommunikációd, miközben őket pedig verbális bántalmazásnak teszed ki. Tiszteld őket, a saját érdekedben, hiszen tudod: jó tett helyébe jót várj!

Külső és belső online kommunikációs stílusod lehetőleg ne nagyon üssön el egymástól. Fogalmazz pontosan és illedelmesen, de ha nem vagy egy fényesre csiszolt gyémánt, ne erőlködj, hogy kifelé az legyél. Ne rejtsd el a saját stílusod! A legtöbb levelezőpartner értékeli, ha látja az embert a levelek mögött. Munkatársaid is hitelesebbnek tartanak majd, és Téged sem zavar össze, hogy éppen „melyik arcodat mutasd”.

Az ügyfél a belső online kommunikációban is ügyfél. Tehát nem „az a tyúk”, vagy „aki már megint értetlenkedik”. Nyilván nekünk is volt már olyan ügyfelünk, akit szívesebben láttunk volna egy másik kontinensen. De rombolja a munkamorált és iszonyú rizikós is írásban ilyen jelzőkkel illetni valakit, aki pénzt hagyott nálad.
El sem hinnéd, milyen könnyedén továbbíthatsz neki véletlenül egy levelet, amiben ott vannak a belső levelezés előzményei, amit ő könnyedén végigolvashat… és értesülhet az őt övező céges véleményről.
Fiatal vagy még az öngyilkossághoz!

Olyan egyszerűnek tűnik… pedig könnyű elrontani!

Pont azért könnyű, mert az ember azt hiszi, levelet írni mindenki tud. A szakértői státuszépítéshez és a hitelességhez, valamint a szimpátia elnyeréséhez azonban érdemes elmerülni egy kicsit az önvizsgálatban – hiszen ügyfeleid főként ez alapján alkotnak Rólad véleményt.

A helyes belső kommunikáció a munkaerő-megtartásban is fontos szerepet játszik: erről fogok beszélni március 19-én a Lurdy Házban, az év HR eseményén 3 kiváló szakember társaságában. Tonk Emil, Dr. Dobay Róbert és Kelkó Tamás is zseniális a saját területén, gondolom, neked sem kell őket bemutatni. Büszke vagyok rá, hogy mellettük én is a színpadra állhatok 2015. március 19-én.
A konferencia csúcsszupernek ígérkezik, ráadásul nevetségesen olcsó, úgyhogy jó szívvel ajánlom minden magyar cégvezetőnek – részletes programért kattints ide!

Egy hozzászólás a Online kommunikáció más szemmel: mit árulnak el rólad a leveleid? bejegyzéshez

  • Szaplonczay Orsi szerint,
    2015. február 24. kedd 10:31 időpontban:

    De jó, hogy nem egyedül vagyok a világban, aki úgy gondolja, hogy egy egymondatos levél sem mindegy milyen!?
    Köszönöm a megerősítést, kedves Kollégák.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URL

Leave a comment

A legjobb sémákra épülő szövegírási stratégiák, amiket magyar vállalkozók egy maroknyi csoportja már titokban sikerrel használ...
Értesülj elsőként a szövegírási tippekről - csak add meg a keresznevedet és e-mail címedet és máris alkalmazhatod a titkos technikákat!

Email címed:   Keresztneved: